Dirección de Administración y Finanzas

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

A.- DEPENDENCIA Y ESTRUCTURA

ARTICULO 109º.- La Dirección de Administración y Finanzas depende del Alcalde o Alcaldesa, a través del Administrador(a) Municipal y estará a cargo de un(a) Director(a) de Administración y Finanzas.

Dependerán de la Dirección de Administración y Finanzas las Subdirecciones de: Gestión Administrativa; Rentas y Finanzas; Contabilidad y Presupuesto; Tesorería Municipal; y Atención a la Ciudadanía.

B.- OBJETIVO

ARTICULO 11Oº.- La Dirección de Administración y Finanzas tendrá como objetivo procurar la óptima provisión, asignación, utilización y mantención de los recursos económicos, financieros y materiales con que pueda contar la Municipalidad para su funcionamiento.

C.- FUNCIONES

ARTICULO 111º.-A la Dirección de Administración y Finanzas le corresponderá las siguientes funciones generales:

• Asesorar al Alcalde o Alcaldesa en la administración financiera de los bienes municipales, para lo cual le corresponderá específicamente:
• Estudiar, calcular, proponer y regular la percepción de cualquier tipo de ingresos municipales;
• Colaborar con la Secretaría Comunal de Planificación en la elaboración del presupuesto municipal;
• Visar los decretos de pago;
• Llevar la contabilidad municipal en conformidad con las normas de la contabilidad nacional y con las instrucciones que la Contraloría General de la República imparta al respecto;
• Controlar la gestión financiera de las empresas municipales;
• Efectuar los pagos municipales, manejar la cuenta bancaria respectiva y rendir cuentas a la Contraloría General de la República;
• Recaudar y percibir los ingresos municipales y fiscales que correspondan;
• Controlar la ejecución presupuestaria; y
• Evaluar las licitaciones realizadas por el Municipio.
• Informar trimestralmente al Concejo sobre el detalle mensual de los pasivos acumulados, desglosando las cuentas por pagar por el municipio y las corporaciones municipales;
• Mantener un registro mensual, el que estará disponible para conocimiento público, sobre el desglose de los gastos del municipio;
• Remitir a la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo del Ministerio del Interior, los informes trimestrales, referidos en punto precedente; y
• Facilitar el acceso de vecinos y contribuyentes a los diferentes trámites y servicios que entrega la Municipalidad, disponiendo nuevas formas de atención, mediante las cuales, iniciar o gestionar estos.

11.1.-SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

ARTÍCULO 112º.- La Subdirección de Gestión Administrativa con sus departamentos de: Servicios Generales; Consumos Básicos; Propiedades; Inventario; Reproducción y envío de documentos; y Aprovisionamiento, tiene como objetivo procurar un adecuado y eficiente desarrollo de las actividades administrativas municipales, proveyendo los recursos, servicios, condiciones ambientales y bienes materiales para el normal funcionamiento del municipio, como también, satisfacer las necesidades y requerimientos de las unidades municipales, para el mejor desarrollo de la gestión municipal.

• La Subdirección de Gestión Administrativa, tiene designadas las siguientes funciones específicas:
• Administrar y controlar la provisión de los consumos básicos, necesarios para el buen funcionamiento de las dependencias municipales;
• Adquirir, distribuir y mantener los bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de todas las dependencias municipales, cuyo valor no supere las 100 UTM;
• Disponer, según los requerimientos, el uso de los sistemas de telefonía de la Municipalidad;
• Administrar los servicios generales y menores de apoyo a la gestión municipal;
• Mantener actualizado el inventario de los bienes municipales;
• Administrar los bienes muebles e inmuebles para el funcionamiento de la Municipalidad de acuerdo a las políticas generales entregadas por la autoridad superior; y
• Gestionar y administrar los seguros de bienes e inmuebles, obras de arte, objetos valiosos y vehículos livianos y pesados.

11.1.1.- DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

ARTÍCULO 113º.- El Departamento de Servicios Generales cumple las siguientes funciones:

• Mantener y reparar las diferentes dependencias municipales para el buen desarrollo de las actividades municipales y condiciones de trabajo de sus funcionarios;
• Administrar los bienes inmuebles para el funcionamiento de la municipalidad;
• Coordinar y controlar la buena ejecución del aseo de oficinas y espacios comunes de los edificios;
• Controlar y administrar los diferentes contratos que tiene la Municipalidad con empresas externas, relacionados con administración de bienes muebles e inmuebles; y
• Efectuar mantenciones preventivas y correctivas de las propiedades municipales.

11.1.2.- DEPARTAMENTO DE CONSUMOS BÁSICOS

ARTÍCULO 114º.- El Departamento de Consumos Básicos cumple las siguientes funciones:

• Efectuar la mantención, reparación, instalación, control y administración de los servicios de consumos básicos de las propiedades municipales y propiedades arrendadas para unidades de servicios del municipio. Considera los servicios de: gas natural, gas licuado, telefonía móvil, telefonía fija, internet ADSL, electricidad, agua, soporte técnico telefónico y mantención de contratos telefónicos; y
• Asistencia técnica para la mantención operativa de los servicios de consumos básicos y de telecomunicaciones.

11.1.3.- DEPARTAMENTO DE PROPIEDADES

ARTÍCULO 115º.- El Departamento de Propiedades cumple las siguientes funciones:

• Arriendo de los bienes inmuebles para su uso con propósitos municipales; y
• Administrar las propiedades municipales que se entregan en arriendo o comodato a terceros, manteniendo actualizado los registros respectivos (Ficha técnica y tasación).

11.1.4.- DEPARTAMENTO DE INVENTARIO

ARTÍCULO 116º.- El Departamento de Inventario cumple las siguientes funciones:

• Registrar y mantener actualizado el inventario municipal de los bienes muebles;
• Gestionar en el decreto que da de baja los bienes municipales, retirar y almacenar dichos bienes, y
• Preparar y coordinar la enajenación de bienes dados de baja para ser rematados.

11.1.5.- DEPARTAMENTO DE REPRODUCCIÓN Y ENVÍO DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 117º.- El Departamento de Reproducción y Envío de Documentos cumple las siguientes funciones:

• Administrar convenios y contratos con empresas externas;
• Mantener en funcionamiento imprenta municipal; y
• Efectuar franqueo y envío de correspondencia (Correos de Chile).

11.1.6.- DEPARTAMENTO APROVISIONAMIENTO

ARTÍCULO 118º.- El Departamento de Aprovisionamiento cumple las siguientes funciones:

• Adquirir los bienes, servicios e insumos necesarios para el funcionamiento de todas las dependencias municipales, en conformidad a la Ley N°19.886 y su Reglamento;
• Compra y contratación de servicios, registro y distribución de los materiales y elementos necesarios para las diferentes unidades municipales y en general de las compras de bienes muebles y servicios hasta los montos autorizados en el Reglamento de Compras y Adquisiciones de Bienes y Servicios vigente;
• Proponer el plan anual de compra del municipio; y
• Mantener en custodia las especies decomisadas.

11.2.- SUBDIRECCIÓN DE RENTAS Y FINANZAS

ARTÍCULO 119º.- A la Subdirección de Rentas y Finanzas con sus Departamentos de: Impuestos y Derechos; Finanzas; y Control de Contribuciones, tendrá como objetivo procurar la máxima eficiencia en la recaudación y percepción de los recursos económicos municipales y deberá:

• Estudiar, calcular, proponer y regular la percepción de cualquier tipo de ingresos municipales, relacionados con su ámbito de gestión: impuestos de patentes, derechos contemplados en la ordenanza de derechos e impuesto territorial;
• Colaborar con la Secretaría Comunal de Planificación en la preparación de los proyectos del plan financiero municipal;
• Colaborar con la Dirección de Administración y Finanzas en propuestas y elaboración del presupuesto municipal y de planes financieros;
• Representar al municipio ante el Servicio de Impuestos Internos en actividades relacionadas con las contribuciones de bienes raíces, inspección de los predios de la comuna y rendimiento del impuesto territorial;
• Gestionar la mantención de archivos y cobros relacionados con la venta de activos de mercados y ferias municipales;
• Supervisar y dictar políticas relacionadas con la suscripción de convenios de pagos por deudas de impuestos y derechos municipales morosos; y
• Velar por el fiel cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley de Rentas Municipales y otros cuerpos legales, relacionados con impuestos y derechos municipales, con excepción de Permisos de Circulación.

11.2.1.- DEPARTAMENTO DE IMPUESTOS Y DERECHOS

ARTÍCULO 120º.- El Departamento de Impuestos y Derechos cumple las siguientes funciones:

• Calcular y gestionar el proceso de otorgamiento de patentes, ordenar el pago de patentes municipales por actividades lucrativas, previa autorización de los organismos pertinentes, manteniendo los registros actualizados de ellos;
• Ejecutar y/o coordinar cualquier otro tipo de control relacionado con el otorgamiento de concesiones y permisos en Bienes Nacionales de Uso Público y bienes municipales, en relación con la aplicación de derechos o impuestos municipales;
• Analizar y girar los distintos impuestos y derechos municipales, asociados a patentes y/o a actividades comerciales que se realizan en la comuna, que no estén dentro de los derechos fijados en la ordenanza N°94, artículo 2º, sobre derechos por permisos y servicios municipales vigentes; y
• Ordenar mediante Decreto Alcaldicio, la devolución total o parcial del monto pagado por concepto de impuestos y/o derechos municipales generados en la Subdirección.

11.2.2.- DEPARTAMENTO DE FINANZAS

ARTÍCULO 121º.- El Departamento de Finanzas cumple las siguientes funciones:

• Estudiar, coordinar y elaborar propuestas referentes a los derechos municipales incluidos en la Ordenanza de Derechos;
• Colaborar en la preparación del proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos Municipales;
• Proyectar y controlar el impuesto territorial que le corresponde al municipio;
• Calcular y girar las concesiones, arriendos y permisos otorgados por el municipio, que le competan;
• Definir políticas y realizar las acciones necesarias para la cobranza de impuestos y derechos morosos; y
• Coordinar las acciones de cobranza extrajudicial con las unidades correspondientes.

11.2.3.- DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CONTRIBUCIONES

ARTÍCULO 122º.- El Departamento de Control de Contribuciones cumple las siguientes funciones:

• Mantener y actualizar las bases de datos, para el cobro de los impuestos y derechos municipales, que le conciernen;
• Entrega de servicios anexos a la mantención de contribuyentes, tales como certificados y similares;
• Mantener los catastros actualizados de las actividades primarias, secundarias y terciarias; avisos de publicidad; de las propiedades y su destino en relación al derecho de aseo;
• Gestionar el proceso de renovación de patentes de alcohol, coordinando e impartiendo instrucciones a las unidades involucradas; y
• Mantener los catastros actualizados de las actividades primarias, secundarias y terciarias; avisos de publicidad; de las propiedades y su destino en relación al impuesto territorial;

11.3.-SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO

ARTÍCULO 123º.-A la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto con sus departamentos de: Ejecución Presupuestaria de Gastos; Gestión Contable; y Control de Gestión, tendrá como objetivo procurar la máxima eficiencia en el registro, mantención y utilización de la información contable, debiendo cumplir las siguientes funciones:

• Registrar todos los eventos contables manteniendo siempre actualizada su información, cumpliendo las normas de la Contabilidad Nacional y las instrucciones que la Contraloría General de la República imparta a este respecto;
• Elaborar estados financieros, presupuestos, balances e informes periódicos requeridos por las unidades municipales, Concejo Municipal, Contraloría General de la República y otros;
• Aplicar las modificaciones al presupuesto, manteniendo actualizada la información sobre las disponibilidades presupuestarias, con informes periódicos para la toma de decisión;
• Efectuar las conciliaciones bancarias de las cuentas de Remuneraciones, Fondos Generales, Fondos Externos, Licencias Médicas y del PRBIPE;
• Registrar y emitir informes periódicos de los Centros de Costos;
• Mantener la vigencia de los programas computacionales de la Contabilidad, Presupuesto y Centros de Costos, preocupándose constantemente de perfeccionar y mejorar el sistema;
• Mantener actualizada la información de acceso público, para dar cumplimiento a la Ley de Transparencia y dar respuesta a solicitudes de información ingresadas a través del Portal de Transparencia del Estado;
• Recepción y seguimiento de las facturas por adquisición de bienes, servicios y contratos; y
• Participar de la ejecución de proyectos con fondos externos, como contraparte financiera, e informar mensualmente a los entes externos de la ejecución.

11.3.1.- DEPARTAMENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE GASTOS

ARTÍCULO 124º.- El Departamento de Ejecución Presupuestaria de Gastos cumple las siguientes funciones:

• Participar de la ejecución del presupuesto municipal de gastos a nivel de desagregación máxima en las instancias de preobligación, obligación, devengado y pagado, efectuando las modificaciones y suplementaciones cuando corresponda;
• Obligar y devengar el Presupuesto, elaborando decretos de pago, con imputación de acuerdo a la naturaleza del gasto;
• Remitir a la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativa del Ministerio del Interior los informes de los pasivos trimestrales y gastos mensuales; y
• Efectuar análisis del comportamiento presupuestario de las cuentas que conforman el presupuesto municipal de gastos.

11.3.2.- DEPARTAMENTO DE GESTIÓN CONTABLE

ARTÍCULO 125º.- El Departamento de Gestión Contable cumple las siguientes funciones:

• Aplicar la normativa contable impartida por la Contraloría General de la República, registrando los hechos economIcos, manteniendo actualizada su información, cumpliendo con las normas de la contabilidad gubernamental;
• Efectuar las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes que maneja el Departamento de Tesorería, del Depto. de Licencias Médicas y de la Secretaría Comunal de Planificación;
• Confeccionar estados financieros y sus respectivas notas, balances e informes requeridos por la Contraloría General de la República, la Subsecretaría de Desarrollo Regional y para dar cumplimiento a la Ley Nº20.285 sobre acceso a la información pública.
• Asesorar en materia contable-presupuestaria a las Direcciones de Salud y Educación; y
• Visar resoluciones de pago hasta 100 UTM, excepto las referidas a contratos y remuneraciones;

11.3.3.- DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTIÓN

ARTÍCULO 126º.- El Departamento de Control de Gestión cumple las siguientes funciones:

• Recibir y realizar seguimiento de las facturas y/o boletas, con el objeto de cumplir la normativa de pago antes de los 30 días de ingresada;
• Apoyar contable y financieramente a las unidades municipales en la ejecución de proyectos financiados con Fondos Externos, llevando a cabo las acciones administrativas para su correcta ejecución y un adecuado control del presupuesto autorizado;
• Preparar mensualmente las rendiciones de los fondos externos para dar cumplimiento a la Circular Nº30 de la Contraloría General de la República;
• Efectuar las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes correspondientes a programas ejecutados con fondos de otras entidades, con las cuales la Municipalidad mantiene convenios; y
• Preparar informes para el Portal de Transparencia del Estado y el sitio WEB de la Municipalidad en cumplimiento a la Ley sobre Acceso a la Información Pública.

11.4.- SUBDIRECCIÓN DE TESORERÍA MUNICIPAL

ARTÍCULO 127º.- A la Subdirección de Tesorería Municipal con sus departamentos de: Ingresos; Egresos; Gestión de Ingresos y Egresos Especiales; y Custodia de Valores, tendrá como objetivo optimizar la recaudación de los ingresos y la ejecución de los pagos municipales, velando porque éstas cumplan con las disposiciones impartidas sobre la materia por la Contraloría General de la República, y deberá cumplir las siguientes funciones específicas:

• Recaudar y percibir los ingresos por distintos conceptos, tales como impuestos, contribuciones, derechos municipales y otros de su competencia;
• Mantener la custodia de valores y garantías extendidas a favor de la Municipalidad;
• Efectuar oportunamente los pagos municipales que corresponda;
• Revisar los formularios de ingresos y gastos y mantenerlos a disposición de la Contraloría General de la República, como a la Unidad de Auditoria Interna para su rendición de cuentas, y
• Manejar las cuentas bancarias municipales, remitiendo informe a la Controlaría General de la República.

11.4.1.- DEPARTAMENTO DE INGRESOS

ARTÍCULO 128º.- El Departamento de Ingresos cumple las siguientes funciones:

• Administrar la apertura y cierre de cajas municipales;
• Recaudar y percibir los dineros correspondientes a infracciones formuladas por los Juzgados de Policía Local;
• Recaudar y percibir los dineros correspondientes a los distintos giros por impuestos y/o derechos municipales;
• Efectuar la cuadratura diaria de cajas y remitir a la Subdirección de Contabilidad y Presupuesto para su contabilización; y
• Entregar los dineros de la recaudación diaria a la empresa de Transporte de Valores (empresa contratada por la entidad financiera).

11.4.2.- DEPARTAMENTO DE EGRESOS

ARTÍCULO 129º.- El Departamento de Egresos cumple las siguientes funciones:

• Efectuar todos los pagos municipales a proveedores, emitiendo Comprobante de Pago con su respectivo cheque y/o transferencia, de acuerdo a Decreto de Pago visado.
• Efectuar todos los pagos de Planillas de Remuneraciones, emitiendo Comprobante de Pago con su respectivo cheque y/o transferencia, de acuerdo a Decreto de Pago visado.
• Tramitar la compra de Moneda Extranjera para los Viáticos por Comisiones de Servicio al Exterior.
• Preparar informe de Transparencia, relacionados a los Decretos de Pagos visados.

11.4.3.- DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS ESPECIALES

ARTÍCULO 130º.- El Departamento Administrativo cumple las siguientes funciones:

• Elaborar informes de multas pagadas en la comuna, para su eliminación del Registro de Multas, gestionar los pagos de arancel al Servicio Registro Civil e Identificación y el 80% de las multas correspondiente a otras comunas e ingresar en arcas municipales las remesas recibidas del 80% depositadas por el Registro
• Procesar cobro administrativo infracciones Tag y envío a los juzgados de la comuna, aquellos casos que no se acogieron a esta modalidad de pago, ingresar en arcas municipales remesas recibidas de otras comunas y gestionar los pagos de aquellas infracciones tag pagadas en Santiago y que corresponden a otros municipios.
• Depositar los fondos de terceros, por Permisos de Circulación, recibidos de otras comunas y remitir antecedentes a la Dirección de Tránsito y
• Transporte Público, regularizar abonos en cuenta corriente por la Tesorería General de la República.

11.4.4.- DEPARTAMENTO DE CUSTODIA DE VALORES

ARTÍCULO 131º.- El Departamento de Custodia de Valores cumple las siguientes funciones:

• Custodia, control, contabilización y devolución de boletas de garantía, pólizas de garantías, de seguros, pagarés por convenios y pólizas de fidelidad funcionaria.
• Recepción, ordenamiento de legajos de ingresos y egresos, rendiciones de cuentas y subvenciones, para futuras revisiones de organismos contralores.
• Informar con anterioridad el vencimiento de las garantías a las diferentes direcciones municipales.
• Timbrar ante el SIi, las documentaciones pertinentes.

11.5.- SUBDIRECCIÓN DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA

ARTÍCULO 132º.- La Subdirección de Atención a la Ciudadanía, con sus departamentos de: Atención Presencial; y Atención a Distancia, tiene como objetivo atender a los contribuyentes, vecinos y vecinas de Santiago y usuarios de la Municipalidad, de forma eficiente y oportuna, en un espacio físico que cuente con estándares ambientales, accesibilidad y tecnología adecuada, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la gestión municipal. Para este efecto, cumple las siguientes funciones:

• Facilitar el acceso de vecinos y contribuyentes a los diferentes trámites y servicios que entrega la Municipalidad, disponiendo nuevas formas de atención, mediante los cuales se inician o gestionan éstos;
• Proporcionar la información y documentación requerida para la tramitación del o los servicios que entrega la Municipalidad, garantizando estándares adecuados en la atención;
• Efectuar revisiones periódicas a los sistemas de atención, en función de un mejoramiento continuo que permita incorporar tecnología de última generación;
• Ampliar la oferta de servicios y facilitar los accesos; y
• Mantener actualizada la información y procedimientos necesarios para atender a la comunidad durante eventos de emergencia y así dar cumplimiento a lo establecido en el Plan Comunal de Protección Civil.

11.5.1.- DEPARTAMENTO DE ATENCIÓN PRESENCIAL

ARTÍCULO 133º.- El Departamento de Atención Presencial, cumple las siguientes funciones:

• Orientar a contribuyentes y vecinos sobre el acceso a los servicios y trámites de la Municipalidad;
• Recibir, ingresar, tramitar e informar las respuestas a las solicitudes de trámites y servicios de los contribuyentes y vecinos;
• Informar a los interesados sobre el estado de tramitación de los procedimientos administrativos en los que son parte;
• Orientar y dar a conocer el acceso al Sistema de Reclamaciones y Sugerencias, facilitando el acceso directo;
• Coordinar las acciones tendientes a mantener procedimientos expeditos y oportunos para la atención presencial de público; y
• Diseñar y mantener actualizado los manuales de trámites y procedimientos de las prestaciones dispuestas para los vecinos y contribuyentes.

11.5.2.- DEPARTAMENTOS DE ATENCIÓN A DISTANCIA

ARTÍCULO 134º.- El Departamento de Atención a Distancia, cumple las siguientes funciones:

• Atender en forma personalizada, y con alto estándar de calidad, a las solicitudes de los contribuyentes y vecinos recibidas virtual o telefónicamente, facilitando el acceso y/o gestionando aquellos servicios, trámites y procedimientos que la Municipalidad tiene;
• Derivar a las unidades municipales cuando corresponda aquellas solicitudes, reclamos o sugerencias de los usuarios con la finalidad de que éstas gestionen las respuestas oportunamente;
• Mantener información actualizada de la ubicación y contacto de todas las dependencias municipales y de sus servicios;
• Mantener disponible en forma expedita a las otras unidades municipales la información obtenida en la gestión de la Subdirección y que puedan ser útiles en los estudios y procesos de toma de decisiones; y
• Proponer aplicaciones web y gestionar las soluciones tecnológicas necesarias para el acceso expedito de los contribuyentes y vecinos a los servicios que la Municipalidad brinda.