Secretarí­a Municipal

SECRETARÍA MUNICIPAL

A.- DEPENDENCIA Y ESTRUCTURA

ARTÍCULO 55°.- La Secretaría Municipal dependerá del Alcalde y estará a cargo del Secretario Municipal.

Dependerán de la Secretaría Municipal el Departamento de Asuntos Municipales, el Departamento de Asuntos Concejo y Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil y el Departamento de Personas Jurídicas.

ARTÍCULO 56°.- La Secretaría Municipal tendrá las siguientes funciones:

1. El Secretario Municipal deberá desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales y otras que por ley le corresponda;
2. Dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde, del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil;
3. Elaborar el acta de todas las sesiones del Concejo Comunal de Seguridad Pública;
4. Habilitar a los funcionarios que deben realizar la Declaración de Intereses y Patrimonio y autorizar su envío a la Contraloría General de la República, de acuerdo a lo dispuesto en la ley N°20.880 y su Reglamento;
5. Realizar todas las gestiones que dispone la ley N°20.500, Sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública y la Ley N°19.418 Sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias, asignadas a la Secretaría Municipal;
6. Desarrollar todas aquellas actividades específicas que le encomiende la Ley Orgánica de Municipalidades respecto de la constitución del Consejo Comunal de las Organizaciones de la Sociedad Civil;
7. Mantener el archivo de los actos administrativos emanados de la autoridad municipal, y de en quienes ha delegado dicha atribución.
8. Mantener el Registro Único de Condominios Sociales, según lo dispuesto en la Ley N° 20.741; y
9. Realizar las gestiones que dispone la ley N° 20.880, sobre Probidad en la Función Pública y Prevención de los Conflictos de Intereses, a la Secretaría municipal, respecto las Declaraciones de intereses y Patrimonio.

5.1. DEPARTAMENTO DE ASUNTOS MUNICIPALES

ARTÍCULO 57°.- El Departamento de Asuntos Municipales con sus Secciones Resolutiva, de Gestión Interna y Oficina de Partes, debe cumplir las siguientes funciones:

1. Realizar la atención de público y recepción, registro y derivación de cartas, documentos y diversos requerimientos que, en forma presencial, vía correo electrónico o cartas realizan, al Alcalde, Secretario Municipal y otras direcciones municipales,
2. Retirar y distribuir la correspondencia recibida en la casilla 52-D de Correos de Chile, contratada por la municipalidad.
3. Realizar el seguimiento y envío de informes periódicos al Administrador Municipal, del estado de los requerimientos que ingresan dirigidos al alcalde(sa) y a las distintas direcciones municipales;
4. Realizar y registrar el ingreso de la documentación correspondiente a los actos que de acuerdo a la Ley N° 20.500 y Ley N° 19.418, deben presentar al Secretario Municipal, las organizaciones comunitarias, fundaciones, Corporaciones y Asociaciones,
5. Revisar que este correcta la documentación que debe enviarse a través de la plataforma correspondiente al Registro Civil, relacionada con los actos que las organizaciones deben presentar al Secretario Municipal, de acuerdo a la Ley N° 20.500 y Ley N° 19.418;
6. Redactar los borradores de los decretos que el alcalde(sa) debe suscribir respecto materias aprobadas por el Concejo Municipal;
7. Mantener un archivo de todos los actos administrativos suscritos por el alcalde(sa), y de en quienes ha delegado dicha atribución.
8. Mantener el Registro Único de Condominios Sociales, según lo dispuesto en la Ley N° 20.741;
9. Gestionar y responder los requerimientos que a través de Transparencia o del Sistema de Reclamaciones de Ventanilla Única se formulan a la Secretaría Municipal.

5.2. DEPARTAMENTO DE PERSONAS JURÍDICAS

ARTÍCULO 58°.- El Departamento de Personas Jurídicas debe cumplir las siguientes funciones:

1. Atender y ejecutar las distintas gestiones que solicitan representantes de la comunidad organizada, que la ley N° 20.500, Sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública y la ley N° 19.418 Sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias, asigna a la Secretaría municipal;
2. Mantener un registro actualizado de la constitución de las Organizaciones, Fundaciones y corporaciones que realicen;
3. Realizar las gestiones relacionadas con el cumplimiento por parte de los funcionarios municipales de las Declaraciones de Intereses y Patrimonio que dispone la Ley N° 20.880, sobre Probidad en la Función Pública y Prevención de los Conflictos de Intereses, que asigna a la Secretaría municipal;
4. Mantener y actualizar el Registro Municipal de Entidades Receptoras de Fondos Públicos, de acuerdo a la ley N° 19.862 de 2003 y su reglamento;
5. Revisar los oficios que remite el Tribunal Electoral Regional, y realizar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las instrucciones y sentencias relacionadas con las organizaciones comunitarias y otras que corresponda a la Secretaría Municipal.
6. Ejecutar las notificaciones sobre reclamos y recursos de ilegalidad presentados a la municipalidad; y,
7. Revisar y actualizar permanentemente cuando corresponda la información contenida en la página web de la municipalidad, relacionada con las funciones que realiza el Departamento de Personas Jurídicas;
8. Mantener y resguardar los documentos del archivo de la Secretaría Municipal y disponer y controlar el acceso a ellos cuando corresponda.

5.3. DEPARTAMENTO DE ASUNTOS DEL CONCEJO MUNICIPAL Y COSOC Y CCSP

ARTÍCULO 59°.- El Departamento de Asuntos del Concejo Municipal, COSOC y CCSP, tiene como objetivo ejecutar todas las actividades de secretaría administrativa para el funcionamiento del Concejo Municipal, COSOC y CCSP para lo cual deberá cumplir con las siguientes funciones específicas:

1. Asistir, tomar nota y elaborar las actas de las sesiones del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil;
2. Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda;
3. Ejercer las tareas propias de secretaría, conforme a lo que disponen sus reglamentos internos;
4. Preparar los antecedentes de los temas de la tabla que se tratará en las sesiones del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil;
5. Elaborar y despachar las minutas para las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil con la debida antelación, adjuntando la tabla correspondiente y copia del acta de la sesión anterior;
6. Disponer los antecedentes que corresponda en el escritorio digital para el trabajo de las comisiones permanentes del Concejo Municipal;
7. Coordinar y citar, cuando corresponda, a las comisiones de trabajo del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil, llevando un registro de la asistencia de dichas o comisiones para los efectos de lo dispuesto en la normativa vigente;
8. Redactar y despachar las citaciones a funcionarios municipales o a personas ajenas al municipio, que determine el Concejo Municipal;
9. Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba el Concejo Municipal y el Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil, como también despachar la correspondencia que se emane de los mismos;
10. Elaborar las actas de las sesiones del Consejo Comunal de Seguridad Pública y distribuirlas según corresponda; y
11. Proveer los materiales necesarios para el trabajo de las concejalías.