SECRETARÍA MUNICIPAL
A.- DEPENDENCIA Y ESTRUCTURA
ARTÍCULO 38º.- La Secretaría Municipal depende directamente del Alcalde o Alcaldesa y estará a cargo de un(a) Secretario(a) Municipal.
Dependerán de la Secretaría Municipal, el Departamento de Asuntos Municipales, el Departamento Certificación y Archivo, el Departamento Asuntos del Concejo Municipal y otros Consejos Municipales.
B.- OBJETIVO
ARTÍCULO 39º.-EI objeto de la Secretaría Municipal es dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal, así como, desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales.
C.- FUNCIONES
ARTÍCULO 40º.-Las funciones generales de la Secretaría Municipal son:
- Desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales;
- Dirigir las actividades de la Secretaría Administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal;
- Validar, cuando corresponda, la Declaración de Intereses y Patrimonio, de conformidad a lo establecido en la Ley Nº19.653, que modifica la Ley Nº18.575, Orgánica Constitucional;
- Analizar y revisar las tramitaciones que realizan las personas jurídicas y remitir al Servicio de Registro Civil e Identificación los antecedentes aprobados, respecto estas, conforme a la Ley Nº20.500, sobre Asociaciones y Participación Ciudadana en la Gestión Pública;
- Desarrollar todas aquellas actividades específicas que le encomiende la Ley Orgánica de Municipalidades respecto de la constitución del Consejo Comunal de las organizaciones de la sociedad civil;
- Mantener el archivo de los actos administrativos emanados de la autoridad municipal;
- Dirigir el funcionamiento del Registro Único de Condominios Sociales, según lo dispuesto en la Ley Nº20.741; y
- Velar por el cumplimiento de la ley Nº20.880, sobre Probidad en la Función Pública y Prevención de los Conflictos de Intereses.
5.1.- DEPARTAMENTO ASUNTOS MUNICIPALES
ARTÍCULO 41º.-EI Departamento de Asuntos Municipales, con sus Secciones Resolutiva, Administrativa de Personas Jurídica y de Oficinas de Partes de Alcaldía, tienen como objetivo dirigir las actividades de la Secretaría Administrativa de la Alcaldía, de la Secretaría Municipal y de la Municipalidad en general, además de velar por una adecuada atención a los contribuyentes, vecinos y usuarios de la Municipalidad, debiendo cumplir con las siguientes funciones generales: Coordinar, planificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones que tiene el Secretario Municipal consignadas por Ley, correspondientes a Participación Ciudadana en la Gestión Pública (Ley Nº20.500), Condominios Sociales (Ley Nº20.741), Acceso a la Información Pública (Ley Nº20.285) y Regulación Lobby (Ley Nº20.730);
- Revisar y validar la confección de los decretos alcaldicios, ordenanzas, reglamentos internos, entre otros, a que se refiere el artículo 64º de la Ley Nº18.695;
- Mantener actualizada, la codificación de los requerimientos al Alcalde o Alcaldesa, que ingresan en la Sección Oficina de Partes de Alcaldía;
- Revisar y validar la codificación de materias, para la derivación mediante Providencias, todas las solicitudes dirigidas al Alcalde o Alcaldesa, para conocimiento o respuesta a los usuarios, requirentes o vecinos;
- Revisar y analizar las tramitaciones Ley N°20.500, recibidas en Oficina de Partes para posterior derivación al Secretario Municipal, para su conformidad y pronunciamiento, para finalmente validar las tramitaciones y ser remitidas al Servicio de Registro Civil e Identificación;
- Dar respuesta a las consultas de usuarios, contribuyentes, vecinos y otros, sobre temas relacionados con esta unidad, que son ingresadas a través de la plataforma de servicios, Sistema de Reclamaciones y/o Sugerencias;
- Gestionar las acciones necesarias para asegurar la actualización permanente de trámites municipales en el sitio web institucional;
- Representar a la Secretaría Municipal como contraparte ante el Departamento de Transparencia, con la finalidad de participar activamente en las acciones conjuntas que garanticen el cumplimiento efectivo de la Ley Nº20.285 (Transparencia Activa y Pasiva);
- Disponer del material impreso necesario para informar y acceder a los servicios y trámites para los usuarios de la Ley Nº20.500, Condominios Sociales, Lobby, Expendio de Alcohol, Transparencia, con el objeto de agilizar su tramitación y disminuir los tiempos de espera para los usuarios;
- Analizar, las tramitaciones de las solicitudes para el Ingreso al Registro Único de Condominios Sociales, según lo dispuesto en la Ley Nº20.741, como también de todos los antecedentes que debe mantener la Secretaría Municipal;
- Atender las consultas realizadas por los contribuyentes, usurarios y vecinos, de manera presencial, telefónica y vía correo electrónico,
- respecto a las diferentes materias que son responsabilidad de la unidad; y
- Coordinar, planificar y controlar las acciones necesarias tendientes a mantener procedimientos expeditos y oportunos para el cumplimiento de las obligaciones asignadas por el Secretario Municipal, como por ejemplo: Diagnóstico Municipal, Cuenta Pública, Presupuesto, PMG y Ejes Estratégicos.
5.2.- DEPARTAMENTO CERTIFICACIÓN Y ARCHIVO
ARTÍCULO 42º.-EI Depto. de Certificación y Archivo de la Secretaría Municipal, tiene a su cargo funciones y tareas relacionadas con la gestión administrativa de las Instancias que se puntualizan:
- Comité Técnico Administrativo;
- Notificación sobre reclamos y recursos de ilegalidad;
- Administración del registro municipal de las entidades receptoras de transferencias de fondos públicos;
- Control de documentación de archivo;
- Servicio de atención de interés municipal y comunal; y
- Comisión de ministro de fe, (licitaciones públicas, comisión calificadora de concurso Dirección de Educación Municipal).
5.3.- DEPARTAMENTO DE ASUNTOS DEL CONCEJO MUNICIPAL Y CONSEJO COMUNAL DE ORGANIZACIÓN DE LA SOCIEDAD CIVIL Y OTROS
ARTÍCULO 43º.-EI Departamento de Asuntos del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil y otros, tiene como objetivo dirigir las actividades de la Secretaría Administrativa del Concejo Municipal y debe cumplir con las siguientes funciones específicas:
- Asistir y tomar nota en las sesiones del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil;
- Comunicar o transcribir los acuerdos adoptados por el Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda;
- Ejercer las tareas propias de secretaría, conforme a lo que disponen sus reglamentos internos;
- Proponer y preparar los antecedentes de los temas de la tabla que se tratará en las sesiones del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil;
- Confeccionar y despachar las minutas para las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil con la debida antelación, adjuntando la tabla correspondiente y copia del acta de la sesión anterior;
- Confeccionar el escritorio digital para las comisiones permanentes de trabajo y Concejo Municipal;
- Coordinar y citar, cuando corresponda, a las comisiones de trabajo del Concejo Municipal y del Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil, llevando un registro de la asistencia de dichas comisiones para los efectos de lo dispuesto en la normativa vigente;
- Redactar y despachar las citaciones a funcionarios municipales o a personas ajenas al municipio, que determine el Concejo Municipal;
- Redactar y despachar documentos por los cuales se soliciten informes o asesorías que se estimen necesarios; y
- Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba el Concejo Municipal y el Consejo Comunal de Organización de la Sociedad Civil, como también despachar la correspondencia que se emane de los mismos.
